Ссылки:
Во всех организациях, где поток публики большой, должны быть назначены дополнительные регистраторы и дополнительные регистраторы публики. Потребность в дополнительных регистраторах определяется исходя из того, есть ли люди, ожидающие интервью, или нет. В организациях, где публика постоянно ожидает регистратора, необходимо иметь их больше, чтобы людей обслуживали без задержки.
В организациях, где того требует объём потока писем, следует назначать не одного регистратора по письмам, а нескольких. Потребность в этом определяется исходя из того, существует ли завал входящей корреспонденции и есть ли кто-либо, кто отвечает на письма корреспондентов из ЦФ. Дополнительные регистраторы по письмам назначаются с тем, чтобы не возникали и не создавались завалы, и кроме того существует программа по написанию писем людям, чьи имена есть в центральном файле, независимо от объёма ежедневного входящего потока.
Регистраторы по письмам должны уметь писать так, чтобы получать ответ на каждое своё письмо. Я – получаю (даже когда подписываюсь другим именем), просто применяя оргполитику регистратора по письмам. Люди не отвечают на формальные письма. Если у вас есть последнее письмо этого человека, А ТАКЖЕ папка ЦФ для информации, это даст вам возможность написать тёплое письмо, выражающее интерес, ЭТОМУ ЧЕЛОВЕКУ. На такие письма люди отвечают.
Когда файлы ЦФ не поддерживаются в настоящем времени или когда они не содержат всей информации или вовсе отсутствуют, то в одном лишь отделении 2 организация теряет тысячи долларов в неделю.
Жизненно необходимо наличие на посту клерка центрального файла (или команды, когда ЦФ полностью завален).
Подразделения адресного файла должны быть укомплектованы персоналом таким образом, чтобы это соответствовало размеру центрального файла и можно было обеспечить, чтобы список адресов постоянно поддерживался в настоящем времени. Подразделения адресного файла должны быть укомплектованы персоналом, иначе продвижение станет бесполезным и слишком дорогим.
Том 2 КРО даёт ноу-хау относительно ЦФ и файла адресов.
Если в отделении 2 список адресов составлен неточно, то отправлять по нему рекламу чрезвычайно расточительно.
Практически невозможно писать хорошие письма по списку центрального файла, если информация не была подшита в файлы.
Обычно этими моментами пренебрегали.
При назначении людей на посты регистраторов в соответствии с ИД ЛРХ 234 Межд. «Премии регистраторам» вы должны помнить об указанных выше моментах. В ИД ЛРХ 234 Межд. указывается самое минимальное количество регистраторов. Регистраторам необходима поддержка.
Кроме того, если в распоряжении организации нет этических файлов или если эти файлы не в настоящем времени, то могут допускаться ошибки при приёме людей на услуги, и как результат – возвраты денег, без чего вполне можно было бы обойтись.
Существуют дополнительные посты регистраторовисуществуют посты, оказывающие им поддержку, как например в подразделениях ЦФ, файлов адресов и этических файлов, что является жизненно важным для статистик.
Ничто так не поднимает статистики, как следование заведённому порядку и стандартной технологии.
Организации, которые наиболее чётко следуют оргполитике, – это всегда высокостатные и наиболее стабильные и расширяющиеся организации.
Оргполитика, о которой идёт речь, содержится в томах КРО.